Los 4 pasos que debes realizar para preparar tu entorno antes de mejorar tu Productividad Personal.

 

¿Vas a comenzar un Proceso de Mejora de tu Productividad Personal?

 

Si no quieres fracasar lo primero que debes hacer antes de comenzar es preparar tu entorno tanto a nivel físico como, digital.

 

No conseguirás tu Máxima Productividad en un entorno desorganizado.

 

A continuación voy a explicarte los 4 pasos imprescindibles que necesitas realizar para organizar tu entorno de forma efectiva antes de comenzar tu Proceso de Mejora de tu Productividad Personal:

 

Reserva tiempo para organizarte.

Consigue las herramientas de captura de información.

Prepara tu área de trabajo.

Instala un sistema de archivo.

 

1.- Reserva un tiempo para organizarte.

 

Preparar todo tu entorno antes de comenzar tu Proceso de Mejora de tu Productividad Personal puede llevarte unas cuantas horas.

 

Busca el momento adecuado, que puedas dedicarle un tiempo de calidad, sin interrupciones, ni distracciones y que puedas focalizarte exclusivamente en preparar tu entorno.

 

Te recomiendo que no tengas prisas.

 

Cuanto mejor lo prepares de inicio menos cambios deberás realizar una vez ya comenzado el Proceso.

 

De esta manera sólo deberás mantenerlo.

 

2.- Consigue las herramientas de captura de información.

 

La gestión de información es clave para conseguir tu máxima Productividad Personal.

 

Necesitas las herramientas necesarias que te sirvan de bandejas de entrada para capturar tanto la información generada por ti como, del exterior que te sirva como referencia o que esté incompleta y necesite que realices alguna acción.

 

PAPELES

Para capturar papeles y cualquier otra cosa física que requiera ser procesada utiliza Bandejas de plástico.

Cartas, revistas, recordatorios, notas, avisos de llamadas pendientes, facturas, tickets…

 

NOTAS

Para notas en papel utiliza libretas, cuadernos, folios o post-it.

Ocurrencias, ideas, notas, cosas por hacer…

 

NOTAS ELECTRÓNICAS

Para notas electrónicas utiliza el ordenador o móvil.

Ocurrencias, ideas, notas, cosas por hacer…

 

VOZ

Para grabar recordatorios de voz utiliza el móvil.

Grabaciones provisionales de cosas por hacer o recordar.

 

EMAILS:

Para capturar correos electrónicos que requieran ser procesados utiliza Gmail, Outlook,…

Correos pendientes para ver, leer y procesar.

 

¿Qué deben cumplir tus bandejas de entrada para que sean funcionales?

 

Has de poder capturar las nuevas entradas en cualquier momento y situación por una de tus bandejas de entrada y que se queden fuera de tu cabeza.

Es importante que reduzcas al mínimo el número de bandejas.

Y has de vacíalas periódicamente.

 

En mi caso utilizo las siguientes bandejas de entrada:

 

  • Bandeja de plástico en casa para todos los papeles de casa.
  • Bandeja de plástico en mi área de trabajo para papeles de trabajo.
  • Folios y post-it en área de trabajo para notas de correos electrónicos o llamadas.
  • Grabadora de voz en el coche para cuando voy conduciendo y no puedo escribir.
  • En cualquier otra situación directamente en miagenda personal beplanner o hoja de apoyo para notas.

 

3.- Prepara tu área de trabajo.

 

Necesitas un espacio físico que te sirva como área de trabajo.

 

Si tienes un área de trabajo en casa y otro en la oficina establece el mismo sistema en ambos.

 

Este es el material básico que necesitas tener en tu área de trabajo:

 

  • Un lugar de trabajo exclusivo para ti con suficiente espacio para escribir.
  • Una bandeja de plástico como mínimo para usarla de bandeja de entrada.
  • Un teléfono móvil o fijo.
  • Un ordenador.
  • Dos archivadores como mínimo.
  • Carpetas de papel o fundas de plástico.
  • Una libreta, bloc de notas o post it.
  • Etiquetas blancas o una etiquetadora.
  • Grapadora y grapas.
  • Bolígrafo, lápiz y marcadores de colores.
  • Si viajas establece una “oficina portátil” (Maleta, mochila o carpeta con folios, boligrafo, marcadores…).

 

4.- Instala un sistema de archivo.

 

Debes decidir dónde y cómo vas a almacenar todos tus papeles y archivos digitales.

 

Utiliza un sistema que te permita recuperar cualquier documento o archivo de forma rápida y sencilla.

 

Ajusta tu sistema tantas veces sea necesario hasta que lo consigas.

 

Revisa y actualiza regularmente tu sistema de referencia analógico y digital para que sea funcional.

 

Los papeles que ya no requieran ninguna acción introdúcelos en nuevas fundas o carpetas de papel según se requiera para archivarlos como material de consulta.

 

Prepara etiquetas para referenciar tus carpetas y fundas.

 

No dejes que tus archivadores de papel se llenen más de 3/4 partes.

 

Así es mi sistema de archivos:

 

Tanto en mi sistema de archivos digital como físico está formado por:

 

Un Archivador o Carpeta de “Algún día” dónde archivo todo lo que no precisa realizar acción ahora pero si en el futuro.

Archivadores o Carpetas de “Consulta” dónde archivo todo lo que no precisa acción pero necesito archivarlo para tenerlo de referencia.

 

Algunos ejemplos de documentos o archivos que archivo en “Algún día” pueden ser ideas para nuevos proyectos, folletos de viajes, catálogos de coches, presupuestos de una reforma, folletos de formaciones…

 

Respecto a los archivadores o carpetas de “Consulta” mi clasificación está basada en las ocho áreas de interés de la Rueda de la Vida de la Agenda Personal Beplanner:

 

 

Con esta clasificación consigo que:

 

«Cada cosa tenga un sitio y haya un sitio para cada cosa».

 

Y que mi sistema de archivos esté alineado con mi Plan de Vida.

 

Cada una de esas carpetas o archivadores se dividide en tantas subcarpetas como sea preciso y al final están todos los documentos y archivos.

 

Este es un ejemplo de la estructura de una de las carpetas y la referenciación de los documentos y archivos:

 

La carpeta o archivador “03.- Trabajo/Desarrollo Personal” contiene las siguientes subcarpetas:

 

  • 01.- Proveedores.
  • 02.- Clientes.
  • 03.- Gestoría.
  • 04.- Envíos.
  • 05.- Redes Sociales.
  • 06.- …

 

*Están numeradas para tenerlas ordenadas según mis necesidades y no por orden alfabético.

 

Las primeras posiciones son para las que utilizo frecuentemente.

 

Continuando con el ejemplo la Subcarpeta “03.- Gestoría” contiene las siguientes subcarpetas:

 

  • 2016
  • 2017
  • 2018

 

* En este caso no están numeradas ya que el propio año las ordena.

 

Y dentro de la subcarpeta “2016”:

 

  • Trimestre 01
  • Trimestre 02
  • Trimestre 03
  • Trimestre 04

 

* Igual que en la subcarpeta anterior no las enumero ya que la propia descripción las ordena.

 

Y al final dentro de cada una de estas carpetas o archivadores los diferentes tipos de “archivos o documentos”:

 

  • Facturas de clientes.
  • Facturas de proveedores.
  • Comisiones de las pasarelas de pago.
  • Movimientos de la cuenta del banco.
  • Cuota de autónomo.

 

Para que estén bien referenciados en este caso he utilizado esta formula: “Número de Mes + Tipo de documento + Descripción”

 

  • 01 CUOTA AUTÓNOMO
  • 01 VENTAS BEPLANNER
  • 01 VENTAS FORMACIONES
  • 01 FACTURA PUBLICIDAD
  • 01 COMISIONES PAYPAL…

 

*En el Trimestre 01 estarán todos los archivos o documentos de los meses 01, 02 y 03.

 

En el Trimestre 02 estarán todos los archivos o documentos de los meses 04, 05 y 06.

 

En el Trimestre 03 estarán todos los archivos o documentos de los meses 07, 08 y 09.

 

En el Trimestre 04 estarán todos los archivos o documentos de los meses 10, 11 y 12.

 

Este sistema de archivo que utilizo me ayuda a evitar el desorden y el caos.

 

Me permite recuperar cualquier documento o archivo de forma rápida y sencilla cuando lo necesito.

 

Comienza por aquí:

 

Descárgate este Checklist para que te sirva de ayuda y de guía  para preparar tu entorno antes de mejorar tu Productividad Personal.

 

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